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Scritte Bianche

Flowee PEC&MAIL

Scritte Bianche

I rischi del mestiere

Le organizzazioni, sia pubbliche che private, producono, consumano e scambiano corrispondenza su canali che al più documentano l’avvenuto recapito. Una inadeguata gestione dei canali di comunicazione da e verso l’esterno espone le aziende a rischi sempre più rilevanti. In particolare le comunicazioni PEC conferiscono valore giuridico a documenti e contenuti trasmessi.

I casi di cronaca giudiziaria degli ultimi anni evidenziano come la mancata ricezione di una PEC, o la sua errata cancellazione, possano causare alle aziende seri problemi. I rischi non sono limitati alla gestione dei canali di trasmissione ma riguardano anche i contenuti delle comunicazioni stesse, che possono includere dati sensibili, da trattare secondo le vigenti disposizioni normative. GDPR docet. Inoltre, a supporto delle attività di compliance e audit, è sempre più rilevante per le aziende tracciare e monitorare le attività legate ai processi di assegnazione, condivisione, consultazione e conservazione delle informazioni.

Come mitigare i rischi

  • Mettere in sicurezza i canali di acquisizione e trasmissione
  • Classificare correttamente le comunicazioni e relativo livello di riservatezza
  • Assicurarare la corretta assegnazione di visibilità
  • Tracciare le attività svolte dagli utenti
  • Governare il processo di trasmissione verso l’esterno
  • Conservare a norma di legge le comunicazioni

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Flowee è pensato per le tue esigenze quitidiane

Perché Flowee PEC&MAIL?

L’evoluzione dei processi di business, che diventano sempre più collaborativi, improntati alla tempestività e alla flessibilità, richiedono tecnologie in grado di supportare dinamiche di lavoro flessibili e orizzontali.

Flowee PEC&MAIL consente alle aziende un’efficace gestione della corrispondenza in ingresso e in uscita, supportando l’intero ciclo di lavorazione, garantendo alle organizzazioni copertura normativa, rispetto della compliance e supporto alle attività di audit interne ed esterne.

Grazie all’ Intelligenza Artificiale, Flowee PEC&MAIL è in grado di automatizzare la classificazione delle comunicazioni in ingresso e di indirizzarle alle funzioni aziendali corrette.

Questo nuovo livello di automazione riduce i costi, mitiga i rischi e aumenta l’efficienza dell’intero processo.

L'Intelligenza Artificiale applicata alla corrispondenza e soprattutto alle PEC, permette di raggiungere i seguenti risultati:

  • Riduzione dei tempi di classificazione e smistamento della corrispondenza in ingresso
  • Determinazione del livello di rischio operativo dell’ambito della compliance
  • Assegnazione automatica della corrispondenza all’interno dell’organizzazione

Gestione dei canali PEC e MAIL aziendali

Flowee PEC&MAIL , configurato per accedere autonomamente alle caselle eMail e PEC istituzionali, disaccoppia l’accesso alle comunicazioni e permette di configurare centralmente i diritti di accesso alle caselle. Abilita gli utenti alle funzionalità di ricezione e invio in modalità controllata, evitando che siano a conoscenza delle credenziali di accesso delle caselle.

Classificazione automatica della corrispondenza

Grazie all’Intelligenza Artificiale, Flowee PEC&MAIL è in grado di classificare in modalità automatica comunicazioni e documenti.

Flowee PEC&MAIL permette la configurazione di una tassonomia di classificazione personalizzata, organizzata su alberatura a più livelli che include: Ambito (Area Aziendale), Processo di riferimento e Tipo di Comunicazione.

Gestione del livello di rischio

FLOWEE, grazie alla classificazione delle comunicazioni, valuta e assegna automaticamente il livello di rischio operativo, applicando le regole di sicurezza e di trattamento specifiche.

Orchestrazione dei processi

Il motore di workflow management di Flowee PEC&MAIL permette l’orchestrazione di processi collaborativi di instradamento, assegnazione della corrispondenza in ingresso e invio della corrispondenza in uscita.

Per le attività di classificazione, assegnazione e condivisione delle comunicazioni in ingresso, Flowee PEC&MAIL mette a disposizione sia flussi di lavoro automatici che presidiati. Assicura alle organizzazioni la lavorazione più idonea, sulla base del canale di acquisizione o del tipo di comunicazione da trattare.

Per l’invio delle comunicazioni in uscita, Flowee PEC&MAIL mette a disposizione flussi di condivisione, validazione, revisione, approvazione all’invio e firma digitale degli allegati.

Applicazione delle regole di sicurezza

Per tutte le comunicazioni trattate da Flowee vengono applicate le regole di sicurezza definite. Flowee PEC&MAIL riconosce il ruolo ricoperto dall'utente in azienda e abilita l'accesso alle solo informazioni autorizzate.

Acquisizione delle ricevute PEC

Per tutte le comunicazioni PEC inviate, Flowee PEC&MAIL archivia le relative ricevute di consegna e accettazione e le fascicola alla comunicazione.

Le comunicazioni prive di ricevute vengono inserite ed evidenziate in uno specifico report.

Integrazione con Microsoft Outlook

Grazie all’integrazione nativa con il pacchetto Microsoft Office, Flowee PEC&MAIL permette l’accesso a tutte le funzionalità, direttamente da Outlook.

Gli utenti possono visualizzare le comunicazioni in ingresso, accedendo a tutti i contenuti delle pratiche e possono inoltre inviare comunicazioni verso l’esterno, ingaggiando processi autorizzativi o di firma dei documenti allegati.

Tracciatura eventi e azioni sulle comunicazioni

FLOWEE tiene traccia di tutte le attività svolte dagli utenti e le rende visibili nella sezione cronologia, disponibile per ogni comunicazione. Oltre alle attività di creazione, modifica, approvazione e firma sono registrate anche le attività di lettura dei contenuti.

Integrabile con soluzioni di terze parti

Grazie alle Web API le funzionalità di Flowee PEC&MAIL possono essere integrate con soluzioni aziendali di terze parti come ERP, CRM, etc.

Conservazione digitale a norma di legge

Flowee PEC&MAIL è integrato nativamente con il servizio Flowee Conservazione.

GOVERNARE IL CAOS

Le comunicazioni aziendali sono gestite su canali eterogenei, come mailbox istituzionali e PEC dipartimentali. Flowee PEC&MAIL consente il governo del processo:

  • mettendo in sicurezza i canali di acquisizione e trasmissione
  • centralizzando le comunicazioni
  • classificando le comunicazioni , il relativo grado di riservatezza e il livello di rischio operativo
  • assegnando la corrispondenza all’interno dell'organizzazione
  • gestendo, tracciando e fascicolando le risposte
  • acquisendo e fascicolando le ricevute di accettazione e consegna

AUTOMATIZZARE IL LAVORO

Molte lavorazioni ripetitive e di scarso valore vengono svolte da operatori umani con un grande «spreco» di tempo che potrebbe essere impiegato su attività a più alto valore. Flowee PEC&MAIL, grazie alla componente di Intelligenza Artificiale, è in grado di automatizzare molte lavorazioni:

  • classificazione di comunicazioni e documenti
  • determinazione del livello di rischio operativo
  • assegnazione di comunicazioni e documenti all’interno dell’organizzazione

COMPLIANCE E NORMATIVA

A supporto delle attività di compliance e audit, è sempre più rilevante per le aziende tracciare e monitorare le attività legate ai processi di assegnazione, condivisione, consultazione, trasmissione, trattamento e conservazione delle informazioni. Flowee PEC&MAIL supporta le organizzazioni consentendo:

  • Audit-Trail di tutte le attività
  • rispetto delle procedure, attraverso l’orchestrazione dei processi
  • conservazione digitale a norma di legge