28 Febbraio Feb 2022 1102 11 months ago

La dematerializzazione e conservazione digitale dei documenti

Dematerializzazione: con questo termine si intende la procedura che consente di sostituire la documentazione cartacea con una digitale

Pexels Dom J 345046

Il processo di dematerializzazione dei documenti consentirebbe così di ottimizzare la gestione documentale, rendere veloci i processi ed evitare un forte consumo di carta.

Gli obiettivi della materializzazione all'interno delle aziende e delle istituzioni sono di due tipologie:

  1. La riduzione fino alla completa eliminazione della produzione di nuovi documenti cartacei
  2. La corretta gestione documentale e una fruibile gestione conservativa dei documenti digitali

Flowee per la dematerializzazione; i nostri strumenti

Per raggiungere questi traguardi abbiamo pensato a due strumenti specifici ossia:

  • FLOWEE Pratica Digitale
  • FLOWEE Conservazione

Con entrambi queste soluzioni digitali è possibile raggiungere il completamento dei processi di dematerializzazione e digitalizzazione dei processi.

Flowee Pratica Digitale

Con Flowee Pratica Digitale la gestione integrata di documenti e processi aziendali è più semplice! Infatti, questo strumento consente di sostituire tutti i passaggi che prima venivano effettuati con documentazione e archivi cartacei.

Flowee Pratica Digitale, infatti, garantisce diverse attività quali:

  • Gestisce l’intero ciclo di vita dei documenti aziendali
  • Organizza le lavorazioni in pratiche di lavoro specializzate
  • Orchestra le attività di redazione, classificazione, approvazione, condivisione e firma digitale di pratiche e documenti
  • Storicizza i documenti nel suo archivio, rendendoli ricercabili e fruibili dall’organizzazione e da collaboratori esterni
  • Mette in sicurezza dati e documenti per garantire visibilità dei soli contenuti autorizzati
  • È integrato con gli strumenti di produttività Office e con servizi Cloud Storage di mercato
  • È integrato con gli altri servizi Flowee
  • Archivia i contenuti da Flowee PEC&Mail
  • Invia i documenti con Flowee PEC&Mail

Chiunque utilizzi Flowee Pratica Digitale può contare su una libreria di workflow e attività collaborative che consentono l’avvio di semplici routine di lavorazione, anche in modalità parallela. Inoltre, Flowee Pratica Digitale consente la firma digitale dei documenti.

Sicuramente un ulteriore elemento da considerare rispetto a questo strumento è la sua assoluta integrazione con Flowee Conservazione, l'archivio in cloud di Flowee che mantiene tutta la documentazione all'interno di un archivio digitale.

Flowee Conservazione

L'ultimo elemento che non deve mancare per ottenere una corretta dematerializzazione dei documenti cartacei è sicuramente l'archiviazione digitale.

Flowee Conservazione garantisce questo ultimo step. Infatti, questa piattaforma web consente alle aziende di snellire i processi di archiviazione e gestione dei documenti, conservandoli in base alle regole dettate dalla normativa di legge.

La digitalizzazione dei flussi documenti porta benefici in termini di:

  • velocità operativa
  • fruibilità dei dati e condivisione delle informazioni
  • autenticità, integrità e sicurezza dei documenti

Conclusioni

Vuoi avviare il processo di dematerializzazione all'interno della tua azienda ma non sai come fare? Affidati alle nostre soluzioni, ti basterà richiedere una demo gratuita e potrai iniziare con semplicità a fare i primi passi verso il cambiamento digitale.

Scrivici per saperne di più!