8 Novembre Nov 2021 1038 2 months ago

I vantaggi della dematerializzazione

Cosa si intende quando parliamo di “dematerializzazione”?

Dematerializzazione (2)

Ne abbiamo sentito molto parlare negli ultimi anni, ma sappiamo davvero che cosa si intende quando parliamo di “dematerializzazione”? Conosciamo davvero i vantaggi che porta alla nostra azienda? Forse occorre fare ancora un po’ di chiarezza, soprattutto perchè con il termine dematerializzazione si rischia spesso di considerarlo erroneamente come un sinonimo di “digitalizzazione”.

La Dematerializzazione non è Digitalizzazione

La digitalizzazione è il processo grazie al quale le nostre aziende si stanno evolvendo. Con questa parola, infatti, si intende rivedere i processi aziendali ed a riformularli digitalmente, appunto, per renderli più efficienti e veloci (ma non solo!). Questo processo ha origine proprio da documenti dematerializzati! Ecco perché non è corretto confondere o utilizzare questi due termini come sinonimi!

Che cosa si intende con “dematerializzazione”?

Partiamo da una semplice e chiara definizione tratta dal Dizionario Garzanti:

Dematerializzare: “rendere immateriale, digitale, virtuale | offrire un servizio o un bene in formato elettronico, in modo da eliminare alcuni costi di produzione, distribuzione ecc.; in particolare, privare un titolo o un altro strumento finanziario del supporto cartaceo”

E’ facilmente comprensibile, quindi, definire la “dematerializzazione” come il processo volto a convertire i documenti cartacei in digitali, mantenendo intatto il loro valore legale, giuridico ecc. Con il termine “dematerializzazione” siamo davanti ad un cambiamento epocale, dovuto anche agli eventi sanitari degli ultimi due anni.

La gestione sempre più informatizzata dei documenti e sempre più digitale dei processi aziendali, ci sta indirizzando verso aziende e professionisti più “leggeri” e flessibili: liberi da pesanti documenti cartacei e conseguenti relazioni (e traffico) per lo scambio degli stessi. Infatti, sono sempre di più le aziende italiane che scelgono questo tipo di gestione documentale, andando ad eliminare processi e metodi ormai ingombranti. Possiamo anche affermare che l’obbligo di Domicilio Digitale e di fatturazione elettronica hanno sicuramente incentivato questa trasformazione digitale.

La dematerializzazione dei processi aziendali non è appannaggio solo di grandi realtà. Infatti, non è la dimensione dell’impresa che determina l' “innovazione" digitale della stessa nella gestione di tutti i documenti. Quanto più la complessità amministrativa da gestire, ogni azienda di qualsiasi dimensione e difficoltà amministrativa può e deve avviare un processo di dematerializzazione documenti originali cartacei e di digitalizzazione di flussi documentali.

Perché dematerializzare?

I motivi per i quali ogni azienda, ormai, dovrebbe completare al meglio il suo processo di dematerializzazione documentale sono tantissimi ed ognuno con la sua importanza. Tuttavia, riportiamo le tre motivazioni principali per scegliere la dematerializzazione come vero e proprio metodo di lavoro:

  • risparmio dei costi: lavorando con documenti digitali, abbatterai tutte le spese di gestione di faldoni ed archivi cartacei! Infatti, questi documenti necessitano di molto spazio fisico per essere conservati nel corso degli anni, materie prime per essere “prodotti” (toner e risme per esempio);
  • risparmio di tempo: hai mai notato quanto tempo impieghi per cercare un determinato documento tra tutti gli archivi presenti in ufficio? Una ricerca fatta digitalmente richiede pochi secondi e qualche click!
  • maggiore efficienza: dematerializzare i documenti significa condividerli più facilmente con il tuo team, archiviarli con facilità, trovarli in tutta rapidità e, soprattutto, significa abbattere inefficienze, perdite e smarrimenti!

I vantaggi della dematerializzazione

Se quanto scritto nel paragrafo precedente non fosse abbastanza, ecco i principali vantaggi della dematerializzazione per la tua azienda:

  • gestione dell’archivio: i documenti dematerializzati e resi digitali possono essere archiviati con semplicità e velocità. Questo facilita, inoltre, la condivisione, la ricerca e la lavorazione degli stessi. Leggi di più sul nostro prodotto di Archiviazione dei documenti!
  • la conservazione: con un archivio digitale non dovrai più preoccuparti di conservare tutti i tuoi documenti per anni in faldoni e scaffali impolverati, non dovrai più rischiare di perderli a causa del deterioramento: tutto ciò che ti serve sarà conservato con precisione e sarà a portata di un semplice click. Leggi di più sul nostro servizio dedicato proprio alla Conservazione Digitale!
  • trasmissibilità: dematerializzando i tuoi documenti puoi dimenticarti di costi di spedizione ed eventuali rischi.
  • velocità: basta sprecare tempo cercando il documento che ti serve tra centinaia di pratiche ed archivi ingombranti, Con la ricerca digitale non perderai più nessun foglio e troverai ciò di cui hai bisogno in pochissimo tempo.

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