6 Maggio Mag 2021 0900 6 months ago

Dematerializzazione documentale

Che cos'è e perchè farla

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Hai mai immaginato come potrebbe migliorare la tua attività lavorativa con un ufficio completamente paperless? Hai immaginato la tua scrivania senza scartoffie, i tuoi processi aziendali senza intoppi ed una gestione documentale più veloce e precisa?

Scommettiamo di sì! Allora leggi il nostro articolo per conoscere che cosa vuol dire digitalizzazione, conservazione digitale ed i relativi vantaggi!

CHE COS’È LA DEMATERIALIZZAZIONE?

Partiamo da una semplice definizione.

La digitalizzazione documentale consiste in eliminare tutta la carta, a favore di documenti informatici, che sono poi velocemente trasmessi in via telematica. Per questo motivo essa è considerata una grande innovazione per una gestione migliore di flussi documentali e di processi aziendali interni. Infatti, la dematerializzazione di documenti originali cartacei serve soprattutto per velocizzare i processi, migliorare i rapporti con i clienti, con i colleghi e ridurre i costi.

CHE COSA SI INTENDE PER DEMATERIALIZZAZIONE?

Non si tratta solamente di rendere digitali i tuoi documenti cartacei. Essa, infatti, prevede soprattutto la loro corretta conservazione per rispettare tutti gli aspetti giuridici. Occorre tenere bene in mente gli aspetti legislativi che sono compresi in questo processo verso il mondo digitale. Sono i più importanti!

La dematerializzazione non serve solo per rendere in formato digitali documenti con rilevanza giuridica, legale e/o fiscale, ma anche per conservarli secondo le norme imposte dalla legge, che prevedono il rispetto di determinati parametri, soprattutto temporali. Proprio per questo, è bene ricordare un altro tema strettamente connesso a quello dei documenti informatici. Quello della firma digitale (o firma grafometrica). È il tassello finale di un processo elettronico, che garantisce la trasparenza, integrità e sicurezza di documenti scambiati tramite canali digitali.

La firma digitale ne sancisce l'assoluta integrità: il documento non è stato modificato dopo la sua redazione.

QUALI SONO I VANTAGGI DELLA DEMATERIALIZZAZIONE?

I vantaggi della digitalizzazione documentale sono principalmente i seguenti:

  • La riduzione di materiali di consumo
  • La riduzione di spese
  • Recupero di spazi
  • Archiviazione puntuale e precisa
  • Ritrovamento rapido dei file
  • Mantenimento ottimale del documento
  • Eliminazione di faldoni, archivi cartacei e documenti non soggetti a tutele giuridiche o storiche
  • La consultazione documentale slegata da qualsiasi vincolo di spazio e/o tempo

Ma i vantaggi non sono esauriti!
Il vero principale benefit della digitalizzazione risiede nel miglioramento del workflow aziendale! Implementare e migliorare la gestione digitale di tutti i documenti, file, report (ecc) permette di avere un controllo più puntuale sul flusso di lavoro dell’ufficio. Questo consente di migliorare ed aumentare la produttività, ma soprattutto, di semplificare le azioni e la gestione del lavoro.

Cosa aspetti? Se ancora non hai avviato il processo di dematerializzazione documentale all'interno della tua azienda, fallo subito!

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