PEC per l'Attività Forense
L'importanza di un utilizzo corretto anche per gli Avvocati
L'utilizzo corretto della Posta Elettronica Certificata è fondamentale anche per gli avvocati; ognuno di loro, infatti, deve munirsene e comunicarlo tempestivamente al proprio Ordine.
Per questa figura professionale, la PEC è fondamentale: consente una comunicazione immediata e sicura di tutti i documenti e ha la stessa sicurezza e valenza di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Infatti, garantisce l'effettiva consegna del messaggio e la sicurezza della provenienza del mittente e l'integrità del messaggio inviato.
Attività Forense e Mail PEC
Secondo l'art. 16 del D.L. n. 185/2008, tutti gli avvocati abilitati ad esercitare la professione, devono attivare un indirizzo di PEC tramite il proprio Ordine (o tramite gli Enti Gestori di posta elettronica in commercio), che diventa, perciò, il loro domicilio digitale. Non è necessario attivare la propria mail PEC tramite l'Ordine di riferimento. Infatti, gli avvocati possono farlo tramite i gestori presenti sul mercato, avendo, quindi, la possibilità di scegliere in piena libertà il prodotto che sposa meglio le proprie esigenze. Tuttavia, rimane a carico dell'avvocato la comunicazione tempestiva all'Ordine della propria PEC scelta e, di conseguenza, del proprio domicilio digitale.
Possono essere attivate anche più mail PEC, ma quella comunicata all'Ordine sarà l'unica che avrà valore legale e, di conseguenza, sarà l'unica utilizzata per comunicazioni ufficiali e depositi telematici. Infatti, sarà proprio questo indirizzo di Posta Elettronica Certificata ad essere inserito nel Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (RegInde), gestito dal Ministero della Giustizia o presso l'INI-PEC (Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica).
La PEC nel processo telematico
Il vero grande cambiamento in ambito PEC ed Attività Forense è avvenuto nel Febbraio 2011 con la sigla del D.M. 21 febbraio 2011, n. 44 :
“Regolamento concernente le regole tecniche per l'adozione nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione”.
Tale Decreto ha introdotto moltissime novità al fine di facilitare la diffusione del processo telematico in tutta Italia e per tutti gli avvocati. Infatti, da questo momento, viene stabilito che il deposito di documenti e degli atti di qualsiasi caso deve avvenire solo tramite l'invio di una mail PEC all'ufficio giudiziario. Per fare questo, l'avvocato deve essere obbligatoriamente essere iscritto al RegInde o all'INIP-EC (Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata). Deve avere, quindi, il proprio domicilio legale e digitale. Inoltre, deve disporre di un programma destinato alla creazione della busta telematica: un file crittografato contenente tutti i documenti da inviare alla Cancelleria del Tribunale di riferimento.
Avvocati e PEC Mail: le ultime novità del 2020
In seguito alla crisi pandemica del 2020, il Decreto Ristori (D.L. 28 ottobre 2020, n. 137), siglato ad Ottobre 2020, ha introdotto alcune importanti novità per l'uso della PEC in ambito forense.
Sono stati semplificati notevolmente i processi per il deposito degli atti ed istanze, introducendo nuove possibilità per gli avvocati, come:
- le cause civili di separazione o divorzio possono essere sostituite dal giudice con il deposito telematico di note processuali, a patto che entrambe le parti rinuncino a partecipare all'udienza.
- il deposito di documenti, istanze processuali (o altro) di un processo penale può avvenire esclusivamente tramite PEC, comunicandoli al portale del processo penale telematico
Avvocati e PEC: obblighi e divieti
Uno degli obblighi più importanti in ambito PEC per l'attività forense è quello della comunicazione tempestiva del proprio domicilio digitale all'Ordine di riferimento.
Fino a Luglio 2020 la mancata comunicazione della propria Mail PEC all'Ordine non avrebbe comportato nessuna conseguenza per l'avvocato.
Tuttavia, il Decreto Semplificazioni (D.L. n. 76 del 16 luglio 2020) impone a tutti gli avvocati di comunicare il proprio Domicilio Digitale entro 30 giorni al proprio Ordine o Collegio di Appartenenza. La pena per la mancata comunicazione e risposta alla diffida è la sospensione dall'albo fino all'adempimento della richiesta dell'Ordine. Il divieto più importante riguarda la PEC e la realtà di uno studio legale associato; non è consentita la generazione e la comunicazione di un'unica mail PEC per uno studio composto da più avvocati: tutti i professionisti iscritti all'Albo devono dotarsi di una PEC personale.
Cari avvocati, fate molta attenzione a questo obbligo!
Infatti, gli studi, Collegi o Ordini che mancano tale imposizione e che, quindi, non forniscono i domicili digitali dei proprio iscritti al RegInde o all'INI-PEC, rischiano lo scioglimento ed il commissariamento del proprio studio.
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